La segnalazione di whistleblowing, in un sistema ben strutturato, viene inviata a una o più persone responsabili della gestione delle denunce all’interno dell’organizzazione. La persona o il team a cui viene indirizzata la segnalazione dipende dalla struttura dell’organizzazione e dalla natura della segnalazione stessa. In generale, ci sono diversi livelli di gestione:
Di cosa parlerò in questa pagina
1. Responsabile interno del Whistleblowing
In molte organizzazioni, la segnalazione di whistleblowing viene inviata a una figura specifica, come un responsabile per il whistleblowing. Questa persona può essere un membro del dipartimento delle risorse umane, un compliance officer, o una figura dedicata alla gestione delle segnalazioni etiche. Le principali funzioni di questa persona includono:
- Ricezione e gestione delle segnalazioni: Il responsabile è il primo punto di contatto per le segnalazioni e assicura che vengano trattate in modo appropriato.
- Confidenzialità e anonimato: Garantisce che la segnalazione sia trattata in modo confidenziale e che l’anonimato del segnalante sia protetto, se richiesto.
- Indagini interne: Può coordinare le indagini o trasferirle ad altri membri dell’organizzazione per una valutazione più approfondita.
2. Team di Compliance o Comitato Etico
In molte aziende, le segnalazioni possono essere inviate a un team di compliance, a un comitato etico o a un gruppo incaricato di supervisionare il rispetto delle normative aziendali e legali. Questo team è spesso composto da figure legali, esperti in compliance, risorse umane e, a volte, membri esterni (come avvocati o consulenti).
- Valutazione indipendente: In queste strutture, la segnalazione viene valutata da una squadra che garantisce che l’inchiesta sia condotta senza conflitti di interesse.
- Escalation della segnalazione: Se la segnalazione riguarda il comportamento di membri di alto livello, come dirigenti o amministratori, la segnalazione potrebbe essere trasferita a un livello superiore, come un consiglio di amministrazione o a una parte esterna.
3. Linea di Supporto Esterno (Servizio di Whistleblowing Esterno)
In alcuni casi, le organizzazioni preferiscono utilizzare servizi esterni di whistleblowing, come linee telefoniche o piattaforme online gestite da terzi, per raccogliere e gestire le segnalazioni. Questi servizi sono progettati per garantire che la segnalazione venga trattata in modo imparziale e riservato.
- Piattaforme online: Alcuni sistemi di whistleblowing sono gestiti da terzi e offrono una maggiore sicurezza e anonimato. Queste piattaforme permettono ai dipendenti di fare segnalazioni senza che nessuna parte interna dell’azienda sia immediatamente coinvolta.
- Supporto legale e consulenza: Le linee di supporto esterne possono anche fornire una guida legale al segnalante, specialmente quando la denuncia riguarda questioni complesse come frodi o violazioni gravi.
4. Autorità Competenti (se necessario)
In alcuni casi, soprattutto quando la segnalazione riguarda comportamenti illeciti gravi (ad esempio, frode, corruzione o violazioni della legge), la segnalazione può essere inviata a autorità esterne come:
- Autorità di regolamentazione: Per esempio, se l’illecito riguarda pratiche finanziarie scorrette, potrebbe essere necessario informare l’autorità di vigilanza bancaria o altre autorità competenti.
- Forze dell’ordine: In situazioni in cui la segnalazione riguarda crimini reali, le forze dell’ordine o altre agenzie governative potrebbero essere coinvolte.
Processo di gestione delle segnalazioni:
- Ricezione della segnalazione: La segnalazione viene ricevuta tramite un modulo online, una piattaforma di terze parti o altri canali (telefono, email).
- Valutazione preliminare: Il team incaricato esamina la segnalazione per determinare se è necessaria un’indagine.
- Indagine interna: Se la segnalazione è ritenuta valida, si avvia un’indagine interna. Il responsabile delle segnalazioni può condurre l’indagine direttamente o assegnarla a un team di esperti.
- Azioni correttive: Se l’indagine conferma che un illecito è avvenuto, l’organizzazione deve adottare misure correttive (ad esempio, licenziamenti, sanzioni disciplinari, miglioramento delle politiche aziendali).
- Comunicazione con il segnalante: A seconda della politica aziendale e del livello di anonimato scelto dal segnalante, potrebbe essere necessario informarlo sullo stato della sua segnalazione e sulle azioni intraprese.
Cosa è importante nella gestione delle segnalazioni:
- Confidenzialità e anonimato: Il segnalante deve sentirsi sicuro che la sua identità non venga rivelata, se lo desidera, e che non vi siano ritorsioni.
- Trasparenza: Sebbene l’anonimato sia importante, l’azienda deve garantire che il processo di gestione delle segnalazioni sia chiaro e che il segnalante riceva informazioni sui progressi e sull’esito dell’inchiesta, nei limiti del possibile.
- Prevenzione delle ritorsioni: È fondamentale che il sistema di whistleblowing preveda misure di protezione contro eventuali ritorsioni da parte dell’organizzazione o dei colleghi.
Conclusioni:
La segnalazione di whistleblowing deve essere inviata a una figura o team responsabile della gestione di questo tipo di segnalazioni, che garantisca il trattamento confidenziale e imparziale della denuncia. La gestione delle segnalazioni è un elemento chiave per mantenere l’integrità e la legalità all’interno di un’organizzazione.
