PrintIn Microsoft Office Excel 2007 c’è la possibilità di impostare diversi formati per le celle di un foglio di lavoro, scegliendo quello che corrisponde ai dati che dobbiamo inserire o che abbiamo già inserito.
Oggi vedremo come impostare il formato giusto per le celle che contengono i Codici di Avviamento Postale (CAP).
Non è possibile in questo caso scegliere come formato celle la voce Numero, poichè con questo tipo di scelta elimineremmo tutti gli zeri antecedenti gli altri numeri. Perciò dovremo rivolgerci ad un’altra categoria.
Selezionate tutte le celle che volete formattare con la categoria CAP, potete farlo sia via mouse che via tastiera; fatto ciò, cliccate su una di queste celle col pulsante destro del mouse e scegliete la voce “Formato Celle”.
Nella nuova finestra che vi si è aperta portatevi nella categoria “Speciale” e selezionate la voce “CAP”; una volta fatto potete premere “OK” per confermare il cambiamento in tutte le celle scelte.
Lo stesso identico procedimento lo potete applicare anche per altre categorie numeriche, per rendere i vostri fogli di lavoro più precisi e “categorici”, in taluni casi risparmiando anche del tempo.
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PrintIn Microsoft Office Excel 2007 è comparsa un’utile funzione nella scheda Home. Non che prima non si potesse fare, ma ora c’è proprio una voce specifica per farlo.
Si tratta della funzione Riempimento, quella che ci consente di replicare determinate serie numeriche o date senza doverle scrivere tutte manualmente.
Con questa funzione, ad esempio, potrete inserire il numero 1 nella prima cella, selezionare le successive sei e utilizzare la funzione Riempimento per arrivare fino a 7.
Per applicare la funzione “Riempimento” dovete posizionarvi nella scheda “Home” della barra multifunzione e andare nel gruppo “Modifica”, dove potrete trovare questa voce. Le possibilità di scelta poi sono diverse: il riempimento potrete applicarlo sotto, sopra, a destra o a sinistra, potrete replicare una giustificazione (ma non per celle con contenuto numerico) e impostare anche delle opzioni per il riempimento (ad esempio di quanto volete che sia l’incremento).
Ovviamente non dovrete per forza avere dei numeri per poter utilizzare questa funzione ma potrete avere delle celle anche con contenuto testuale. Ovviamente con questo contenuto vi limiterete a replicare il contenuto della cella e la sua eventuale giustificazione.
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PrintIl calcolo della data di una particolare vacanza può essere utile in particolari calcoli di giornate lavorative, di ferie o di calendari. Purtroppo nè Excel nè il Visual Basic usato per le macro hanno delle funzioni interne complete per semplificare il lavoro con i giorni di vacanza, quindi ogni funzione dovrà essere autonomamente pensata e realizzata specificamente per lo scopo che si ha in mente.
In termini generali le date di giorni di vacanza possono essere divise in due categorie: date fisse (esempio: Natale o ferragosto) e date variabili (es: Pasqua). Le date fisse possono essere calcolare in maniera agevole visto che si ripetono anno dopo anno, mentre più complicato è il discorso relativo alle date variabili.
Partendo dal caso più elementare possiamo affermare che calcolare la data esatta (in formato data) di un giorno festivo come Natale è semplice e si può fare semplicemente inserendo una formula come questa in una cella:
= DATE(YEAR(NOW());12;25)
Il calcolo di una data variabile è invece complicato e dipendente dall’algoritmo esatto usato per calcolare la data stessa. E purtroppo l’algoritmo esatto per il calcolo della data del giorno di Pasqua in ogni anno del calendario gregoriano è estremamente complesso. La Pasqua infatti è definita come “la prima domenica dopo la prima luna piena seguente l’equinozio invernale”. Questa definizione teorica è difficilmente trasferibile in un semplice algoritmo per computer in quanto servirebbe la conoscenza esatta delle lune piene, degli equinozi e soprattutto delle approssimazioni cicliche introdotte nel calendario gregoriano.
Una dotta disquisizione fra esperti del settore può aiutare chi voglia approfondire tutti i dettagli della questione, assieme a dimostrazioni matematiche degli algoritmi più adatti per il calcolo. Ma ai nostri lettori interessa di certo una soluzione pratica non troppo difficile da implementare. Questa deriva da anni di ottimizzazione e da sperimentazioni fatte per varie gare di programmazione tenutesi nel corso degli ultimi anni.
Si possono raccomandare due principali metodi di calcolo della data esatta di Pasqua. Il primo metodo è semplicissimo da implementare e basato su funzioni interne di Excel (senza macro/VBA) e funziona per gli anni dal 1900 al 2078. Assumendo che l’anno di cui si voglia calcolare la data di Pasqua sia nella cella A1 (ad esempio di valore 2009), per calcolare la data di Pasqua basterà usare la seguente funzione:
=FLOOR(DATE(A1;5;DAY(MINUTE(A1/38)/2+56));7)-34
Per avere una data più precisa e cioè una data che vada bene per ogni epoca temporale del calendario gregoriano e giuliano invece ci si dovrà affidare ad un calcolo fatto con una macro VBA, come quella riportata su questo sito. Tale macro potrà essere inserita all’interno del vostro foglio di calcolo e richiamata dove necessario per una precisione costante in ogni epoca temporale presente e futura.
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PrintPer aprire Microsoft Word, Excel, PowerPoint o qualsiasi altra applicazione su Windows Vista possiamo risalire il solito percorso o impostare dei tasti di scelta rapida per usare una combinazione veloce che dia accesso immediato alle applicazioni desiderate.
Nel primo caso, volendo aprire ad esempio Microsoft Word, dobbiamo cliccare sul logo di Windows, quindi andare in “Tutti i programmi” e aprire la cartella “Microsoft Office” per selezionare Microsoft Word e lanciarlo.
Il percorso non è molto rapido, per cui cambiamo strategia: creiamo innanzitutto dei collegamenti sul desktop delle applicazioni Office che usiamo più spesso.
Dal logo di Windows, andiamo su “Computer | Disco locale C | Programmi”, clicchiamo sulla cartella “Microsoft Office” per aprirla e facciamo doppio click su “Office12″.
Scorrendo l’elenco dei file contenuti, troveremo il file applicazione “EXCEL”, ovvero il launcher del foglio di calcolo. Un doppio click su di essa, aprirebbe Excel, ma in questo momento non ci interessa questa opzione. Piuttosto selezioniamo questa opzione e con il tasto destro del mouse apriamo un menu a cascata, dal quale selezionare “Crea collegamento”.
Nella successiva finestra, rispondiamo “Sì” alla creazione del collegamento sul desktop. Chiudiamo tutte le finestre, dato che non ci servono.
Andiamo sul desktop, selezioniamo il file collegamento creato e scegliamo “Proprietà” dal menu del tasto destro del mouse.
Nella finestra “Proprietà”, alla scheda “Collegamento”, vi è un rigo “Tasti di scelta rapida” in cui possiamo scrivere una combinazione di tasti per aprire Excel. Clicchiamo su “Applica” quando abbiamo finito.
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Quest’oggi vi presento tre piccoli trucchetti di Microsft Excel che vi semplificheranno e velocizzeranno il lavoro.
Cambiare gli attributi: durante la creazione di una tabella, può essere utile copiare una o più formule da un altro foglio. Per farlo, è sufficiente selezionare la formula desideratta e premere la combinazione di pulsanti CTRL+SHIFT+C. Successivamente, dopo aver premuto il TAB o SHIFT+TAB per selezionare la formula di destinazione, non dovrete far altro che premere CTRL+SHIFT+V per ultimare la copia.
Modificare degli oggetti incorporati: come modificarli senza utilizzare il mouse. Premete SHIF+TAB per selezionare l’oggetto che vi interessa. Con SHIFT+F10 potrete visualizzare il menu di scelta rapida (quello che richiamereste col pulsante destro del mouse), con la freccia giù della tastiera selezionate la voce Oggetto e poi M per selezionare il menu Modifica.
Stampe in libertà: per eliminare un’area di stampa che avete creato in precedenza, cliccate su Layout di pagina, andate su Area di Stampa e scegliete la voce Cancella area di stampa. Ora potrete ridefinire un’area di stampa o stampare l’intero docuemento.
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PrintIn un precedente post, ho descritto un metodo di cancellazione delle celle vuote, che è possibile effettuare con l’ordinamento dei dati dalla A alla Z in un foglio di calcolo Excel 2007. Questo ordinamento, però, non può essere effettuato se si deve tener conto di dati dipendenti da queste celle nelle stesse righe o colonne.
Un altro metodo più complesso, che può essere utilizzato tanto con le celle vuote, quanto con quelle in cui il risultato è nullo o sono presenti valori errati, consiste nel fare ricorso all’ordinamento personalizzato dei dati.
Supponiamo di avere nelle colonne A e B i seguenti dati:
A1 = as
B1 = vv
A2 = bf
B2 = xx
A3 = #RIF! (riferimento di cella non valido)
A4 = #DIV/0! (errore di divisione per zero)
B3 = cella vuota
B4 = cella vuota
Per cancellare celle in cui ci siano riferimenti non validi, risultati nulli o celle vuote, andiamo nella tab “Dati“, clicchiamo sul pulsante “Ordina”.
Scegliamo di ordinare per colonna A, in base a valori, scrivendo nella riga “Ordine” la seguente stringa:
=null()
Diamo l’Ok per applicare il filtro: noteremo che le celle delle righe 3 e 4 contenenti i valori nulli o assenti vengono messi in coda. Selezioniamo le righe in questione per cancellarle o analizzarne gli errori.
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